プライバシーポリシー

トヨタカローラ新埼玉株式会社（以下当社という）は、個人情報保護法その他関連法令等を遵守し、お客様の個人情報（お客様に関連する情報を含みます。）を適正に取扱うことが企業の重要な社会的責務であるとの認識に立ち、以下の通りプライバシーポリシーを定めております。

当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的を、当社ホームページで公表し、またはアンケート用紙・車両注文書等の、お客様にお見せする、もしくはお客様に個人情報をご記入いただく書面等において通知し、その利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。
(1)取得の態様の例:例えば、お客様から直接個人情報を取得 （アンケート用紙・車両注文書等における個人情報のご記入、 ご商談中の会話、当社webページにおける個人情報のご記入や情報等の取得等）するほか、第三者から提供を受ける形があります。
(2)取得する個人情報の例: 例えば、 アンケート用紙・車両注文書等においてご記入いただくお名前、ご連絡先等の個人情報や、 商談中にお話いただいた個人情報等があります。また、第三者より、第三者が別途取得した個人情報または個人関連情報 （お客様の個人情報を分析した結果や、 当該結果を踏まえてパーソナライズされたご提案を含みます。）の提供を受ける場合がありますが、別途、当社もしくはその第三者が、 当社が提供を受ける個人情報または個人関連情報の項目を示したうえで、 個人情報または個人関連情報の提供についてお客様の同意を取得した場合に限ります。
取得する個人情報には、 音声・画像・映像等が含まれている場合があります。

当社では、お客様の個人情報（お客様のご家族に関する情報を含みます。）を以下の目的のために利用いたします。
(1)定期点検、車検および保険内容、ご購入いただいた車両や、ご加入いただいている保険・サービスに関するご案内をするため。（郵便、電話、電子メール、訪問の方法によりご案内します。）
(2)当社が取扱う商品・サービスまたは各種イベント・キャンペーンについてご案内・ご提案するため。（お客様の個人情報（年齢、車名・型式、自動車に係わる情報） を分析した上で、お客様のライフステージ、ご趣味や嗜好に応じたご案内・ご提案をすることを含みます。郵便、電話、電子メール、訪問の方法によりご案内・ご提案致します。）
(3)当社が取扱う商品・サービスに関し、商品開発および品質の向上、またはお客様満足度向上策を検討するため。（郵便、電話、電子メール、訪問の方法により実施し、アンケート調査を含みます。）
(4)お客様からの商品・サービスに関するお問い合わせ・ご要望に対し適切に対応するため。
(5)店舗の新設・移転、担当者の異動や変更についてご案内するため。（郵便、電話、電子メール、訪問の方法によりご案内します。）
(6)与信判断および与信管理のため。ただし、車両ローンをご検討の場合、与信判断が必要な場合に限ります。
(7)他社より委託を受けた業務の遂行のため。以下の委託業務を含みますが、これらに限りません。
　・トヨタ自動車株式会社、トヨタコネクティッド株式会社の委託を受けて行う車両通信サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供のため。
　・保険代理店として、保険会社の委託を受けて行う、各社の損害保険、生命保険の商品・サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供のため。
(8)本ポリシー記載の方法による、 第三者に対する提供。
(9)自社HPのWEB閲覧履歴を取得し、ウェブサイトのパフォーマンスの向上、及びお客様へサービスのご案内・ご提案をすること。
(10)その他、取得にあたって明示した目的。

当社は、取扱う個人データ（下記８．の個人番号および特定個人情報を含みます。）の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記１３．のお問い合わせ窓口までお寄せください。
(1)基本方針の整備
　個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
(2)個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
　取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
(3)組織的安全管理措置
　・個人データの管理責任者等の設置
　・就業規則等における安全管理措置の整備
　・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
　・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
　・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
　・漏えい等事案に対応する体制の整備
(4)人的安全管理措置
　・従業者との個人データの非開示契約等の締結
　・従業者の役割・責任等の明確化
　・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
　・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
(5)物理的安全管理措置
　・個人データの取扱区域等の管理
　・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
　・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
　・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
(6)技術的安全管理措置
　・個人データの利用者の識別及び認証
　・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
　・個人データへのアクセス権限の管理
　・個人データの漏えい・毀損等防止策
　・個人データへのアクセスの記録及び分析
　・個人データを取扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
　・個人データを取扱う情報システムの監視及び監査
(7)委託先の監督
　個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
(8)外的環境の把握
　個人データを取扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

(1)当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者に個人データ（個人番号および特定個人情報については、下記８．をご覧ください。）を提供しません。
　①法令に基づく場合
　②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
　③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
　④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
　⑤当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取扱う必要があるとき（当該個人データを取扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
　⑥下表の提供先に下表記載の目的のために口頭・書面または電子媒体にて提供する場合。なお、提供先の利用目的は、以下の通りです。 

(2)個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

(1)当社は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。
(2)当社は、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等）について確認・記録します。

当社は、お客様の個人情報を、以下の通り共同利用させていただきます。
(1)共同利用する個人データの項目
　① 住所、氏名、生年月日、電話番号
　② 車名、塗色・型式などお客様のお車に関する情報
　③ 販売車両・下取車両・使用済車引取依頼車両の自動車検査証に記載の情報
　④ お客様のお車の修理・整備履歴に関する情報
　⑤ お客様の当社等に対するご要望に関する情報
(2)共同利用する者の範囲
　勝又自動車株式会社／勝又自動車埼玉株式会社／勝又自動車千葉株式会社／千葉トヨペット株式会社／トヨタカローラ千葉株式会社
　ネッツトヨタ東都株式会社／ネッツトヨタ埼玉株式会社／株式会社レンタリース千葉
(3)利用目的
　① 上記 （2） 記載の会社が取扱う商品・サービスなどあるいは、各種イベント・キャンペーンなどの開催について、ご案内するため
　② 上記 （2） 記載の会社が、商品の企画・開発あるいはお客様満足度向上策検討などのためのアンケート調査を実施するため
　③ 上記 （2） 記載の会社が、お客様からのご要望および対応に関する情報を共有し、お客様サービスの向上を図るため
(4)個人データの管理責任者
　トヨタカローラ新埼玉株式会社　〒338-8585 埼玉県さいたま市中央区円阿弥3-3-20　勝又　広樹
〈一般社団法人日本自動車販売協会連合会等との共同利用〉
お客様が当社で車両を購入された場合で、かつ売買契約条項第8条に違反した場合に限り、以下の通り個人情報を共同利用させていただきます。
(1)共同利用する個人データの項目
　① 氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先の情報
　② 当該契約の契約日、商品名、契約額、支払回数、契約残高、月々の支払状況
(2)共同利用する者の範囲
　当社及び一般社団法人日本自動車販売協会連合会の当社が加盟する支部に加盟する会社
（http://saijihan.co.jp/publics/index/153/）
(3)利用目的
　与信判断及び契約後のお取引の参考にするため
(4)個人データの管理責任者
　トヨタカローラ新埼玉株式会社　〒338-8585 埼玉県さいたま市中央区円阿弥3-3-20　勝又　広樹

当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報（センシティブ情報）については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。
(1)法令等に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
(5)保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
(6)相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
(7)保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

当社は、個人番号および特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。また、番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

(1)仮名加工情報の作成
　当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。
　・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
　・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
(2)仮名加工情報の利用目的
　当社は、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表します。

(1)匿名加工情報の作成
　当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
　・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
　・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
　・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
　・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
(2)匿名加工情報の提供
　当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

Cookie（クッキー）とは、ウェブサイトを閲覧した際に、ウェブサイトから送信されたウェブブラウザに保存されるテキスト形式の情報のことです。また、ウェブビーコンとは、ウェブページや電子メールに小さな画像を埋め込むことによって、お客さまがそのページやメールを閲覧した際に情報を送信する仕組みです。本ウェブサイトでは、Cookie、ウェブビーコンまたはそれに類する技術（以下「Cookie等」といいます）を利用して、お客さまの情報を保存・利用しています。当社は、Cookie等に保存された識別子を統計的に収集・分析することができるサービスとして、Google Inc.が提供するGoogle Analyticsを利用しております。Google AnalyticsのCookieによる情報収集や情報の取扱いについて、また、Googleが提供するサービスのプライバシーポリシーについては、下記のサイトをご確認ください。また、お客さまは、オプトアウト用のブラウザーアドオンにより、Google Analyticsからオプトアウトすることができます。
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個人情報保護法に基づく保有個人データ（上記8.の個人番号および特定個人情報を含みます。）に関する開示（確認・記録の開示を含む）、訂正または利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。当社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。 なお、上記開示などのお手続きについては所定の手数料として１項目あたり1,000円をお支払いいただきます。手続きを希望される方は、下記お問い合わせ先までお申し付けください。

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【個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口】 0120-007729

[改定日 2024年8月31日]